管理沟通是确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。

本过程的主要作用是，促成项目团队与相关方之间的有效信息流动。

本过程需要在整个项目期间开展。

管理沟通过程会涉及与开展有效沟通有关的所有方面，包括使用适当的技术、方法和技巧。

此外，它还应允许沟通活动具有灵活性，允许对方法和技术进行调整，以满足相关方及项目不断变化的需求。

本过程不局限于发布相关信息，它还设法确保信息以适当的格式正确生成和送达目标受众。

本过程也为相关方提供机会，允许他们请求更多信息、澄清和讨论。

有效的沟通管理需要借助相关技术并考虑相关事宜，包括（但不限于）：

• 发送方 - 接收方模型。运用反馈循环，为互动和参与提供机会，并清除妨碍有效沟通的障碍。

• 媒介选择。为满足特定的项目需求而使用合理的沟通工件，例如，何时进行书面沟通或口头沟通、何时准备非正式备忘录或正式报告、何时使用推式或拉式沟通，以及该选择何种沟通技术。

• 写作风格。合理使用主动或被动语态、句子结构，以及合理选择词汇。

• 会议管理。见 10.2.2.6 节。准备议程，邀请重要参会者并确保他们出席；处理会议现场发生的冲突，或因对会议纪要和后续行动跟进不力而导致的冲突，或因不当人员与会而导致的冲突。

• 演示。了解肢体语言和视觉辅助设计的作用。

• 引导。见 4.1.2.3 节。达成共识、克服障碍（如小组缺乏活力），以及维持小组成员的兴趣和热情。

• 积极倾听。见 10.2.2.6 节。积极倾听包括告知已收到、澄清与确认信息、理解，以及消除妨碍理解的障碍。

监督沟通是确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。

本过程的主要作用是，按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。

本过程需要在整个项目期间开展。

通过监督沟通过程，来确定规划的沟通工件和沟通活动是否如预期提高或保持了相关方对项目可交付成果与预计结果的支持力度。

项目沟通的影响和结果应该接受认真的评估和监督，以确保在正确的时间，通过正确的渠道，将正确的内容（发送方和接收方对其理解一致）传递给正确的受众。

监督沟通可能需要采取各种方法，例如，

• 开展客户满意度调查、

• 整理经验教训、

• 开展团队观察、

• 审查问题日志中的数据，

• 或评估相关方参与度评估矩阵（见 13.2.2.5 节）中的变更。

监督沟通过程可能触发规划沟通管理和（或）管理沟通过程的迭代，以便修改沟通计划并开展额外的沟通活动，来提升沟通的效果。

这种迭代体现了项目沟通管理各过程的持续性质。

问题、关键绩效指标、风险或冲突，都可能立即触发重新开展这些过程。

沟通管理计划是项目管理计划的组成部分，描述将如何规划，结构化、执行与监督项目沟通，以提高沟通的有效性。
该计划包括如下信息：

• 相关方的沟通需求；
• 需沟通的信息，包括语言、形式、内容和详细程度；
• 上报步骤；
• 发布信息的原因；
• 发布所需信息、确认已收到，或作出回应（若适用）的时限和频率；
• 负责沟通相关信息的人员；
• 负责授权保密信息发布的人员；
• 接收信息的人员或群体，包括他们的需要、需求和期望；
• 用于传递信息的方法或技术，如备忘录、电子邮件、新闻稿，或社交媒体；
• 为沟通活动分配的资源，包括时间和预算；
• 随着项目进展，如项目不同阶段相关方社区的变化，而更新与优化沟通管理计划的方法；
• 通用术语表；
• 项目信息流向图、工作流程（可能包含审批程序）、报告清单和会议计划等；
• 来自法律法规、技术、组织政策等的制约因素。

沟通管理计划中还包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件等的指南和模板。
如果项目要使用项目网站和项目管理软件，那就要把它们写进沟通管理计划。

规划沟通管理是基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。

本过程的主要作用是，为及时向相关方提供相关信息，引导相关方有效参与项目，而编制书面沟通计划。

本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。

需在项目生命周期的早期，针对项目相关方多样性的信息需求，制定有效的沟通管理计划。

应该定期审核沟通管理计划，并进行必要的修改，例如在相关方社区发生变化或每个新项目阶段开始时。

在大多数项目中，都需要很早就开展沟通规划工作，例如在识别相关方及制定项目管理计划期间。

虽然所有项目都需要进行信息沟通，但是各项目的信息需求和信息发布方式可能差别很大。

此外，在本过程中，需要考虑并合理记录用来存储、检索和最终处置项目信息的方法。

应该在整个项目期间，定期审查规划沟通管理过程的成果并做必要修改，以确保其持续适用。