工作绩效信息

在工作执行过程中收集工作绩效数据,再交由控制过程做进一步分析。
将工作绩效数据与项目管理计划组件、项目文件和其他项目变量比较之后生成工作绩效信息。
通过这种比较可以了解项目的执行情况。

在项目开始时,就在项目管理计划中规定关于范围、进度、预算和质量的具体工作绩效测量指标。
项目期间通过控制过程收集绩效数据,与计划和其他变量比较,为工作绩效提供背景。

例如,关于成本的工作绩效数据可能包含已支出的资金,但必须与预算、已执行的工作、用于完成工作的资源以及资金使用计划比较之后才能有用。
这些附加信息为确定项目是否符合预算或是否存在偏差提供了相应的情境;还有助于了解偏差的严重程度。
通过与项目管理计划中的偏差临界值进行比较,就可以确定是否需要采取预防或纠正措施。
对工作绩效数据和附加信息进行综合分析,可以为项目决策提供可靠的基础。

工作绩效报告

工作绩效信息可以用实体或电子形式加以合并、记录和分发。
基于工作绩效信息,以实体或电子形式编制工作绩效报告,以制定决策、采取行动或引起关注。
根据项目沟通管理计划,通过沟通过程向项目相关方发送工作绩效报告。

工作绩效报告的示例包括**$\color{red}{状态报告}$$\color{red}{进展报告}$**。
工作绩效报告可以包含挣值图表和信息、趋势线和预测、储备燃尽图、缺陷直方图、合同绩效信息和风险情况概述。
可以表现为有助于引起关注、制定决策和采取行动的仪表指示图、热点报告、信号灯图或其他形式。

数据分析

可用于本过程的数据分析技术包括(但不限于):

  • 备选方案分析。备选方案分析用于在出现偏差时选择要执行的纠正措施或纠正措施和预防措施的组合。
  • 成本效益分析。见 8.1.2.3 节。成本效益分析有助于在项目出现偏差时确定最节约成本的纠正措施。
  • 挣值分析。见 7.4.2.2 节。挣值分析对范围、进度和成本绩效进行了综合分析。
  • 根本原因分析。见 8.2.2.2 节。根本原因分析关注识别问题的主要原因,它可用于识别出现偏差的原因以及项目经理为达成项目目标应重点关注的领域。
  • 趋势分析。趋势分析根据以往结果预测未来绩效,它可以预测项目的进度延误,提前让项目经理意识到,按照既定趋势发展,后期进度可能出现的问题。应该在- 足够早的项目时间进行趋势分析,使项目团队有时间分析和纠正任何异常。可以根据趋势分析的结果,提出必要的预防措施建议。
  • 偏差分析。偏差分析审查目标绩效与实际绩效之间的差异(或偏差),可涉及持续时间估算、成本估算、资源使用、资源费率、技术绩效和其他测量指标。

可以在每个知识领域,针对特定变量,开展偏差分析。在监控项目工作过程中,通过偏差分析对成本、时间、技术和资源偏差进行综合分析,以了解项目的总体偏差情况。这样就便于采取合适的预防或纠正措施。

监控项目工作

控项目工作是跟踪、审查和报告整体项目进展,以实现项目管理计划中确定的绩效目标的过程。
本过程的主要作用是,让相关方了解项目的当前状态并认可为处理绩效问题而采取的行动,以及通过成本和进度预测,让相关方了解未来项目状态。
本过程需要在整个项目期间开展。
监督是贯穿于整个项目的项目管理活动之一,包括收集、测量和分析测量结果,以及预测趋势,以便推动过程改进。
持续的监督使项目管理团队能洞察项目的健康状况,并识别须特别关注的任何方面。
控制包括制定纠正或预防措施或重新规划,并跟踪行动计划的实施过程,以确保它们能有效解决问题。
监控项目工作过程关注:

  • 把项目的实际绩效与项目管理计划进行比较;
  • 定期评估项目绩效,决定是否需要采取纠正或预防措施,并推荐必要的措施;
  • 检查单个项目风险的状态;
  • 在整个项目期间,维护一个准确且及时更新的信息库,以反映项目产品及相关文件的情况;
  • 为状态报告、进展测量和预测提供信息;
  • 做出预测,以更新当前的成本与进度信息;
  • 监督已批准变更的实施情况;
  • 如果项目是项目集的一部分,还应向项目集管理层报告项目进展和状态;
  • 确保项目与商业需求保持一致。

制定项目管理计划

制定项目管理计划是定义、准备和协调项目计划的所有组成部分,并把它们整合为一份综合项目管理计划的过程。
本过程的主要作用是,生成一份综合文件,用于确定所有项目工作的基础及其执行方式,它仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。

项目管理计划确定项目的执行、监控和收尾方式,其内容会因项目所在的应用领域和复杂程度而异。

项目管理计划可以是概括或详细的,而每个组成部分的详细程度取决于具体项目的要求。

项目管理计划应足够强大,可以应对不断变化的项目环境。

这种敏捷性有利于随项目进展产出更准确的信息。

项目管理计划应基准化,即,至少应规定项目的范围、时间和成本方面的基准,以便据此考核项目执行情况和管理项目绩效。

在确定基准之前,可能要对项目管理计划进行多次更新,且这些更新无需遵循正式流程。

但是,一旦确定了基准,就只能通过实施整体变更控制过程进行更新。在这种情况下,如果需要进行变更,应提出变更请求以待决定。

这一过程将形成一份项目管理计划。在项目收尾之前,该计划需要通过不断更新来渐进明细,并且这些更新需要得到控制和批准。

对隶属于项目集或项目组合的项目,则应该制定与项目集或项目组合管理计划相一致的项目管理计划。

例如,项目集管理计划中要求超过某一特定成本的所有变更都需要上报变更控制委员会(CCB)审查,在项目管理计划中就应该对审查流程和成本临界值做出相应规定。

项目管理计划

项目管理计划是说明项目执行、监控和收尾方式的一份文件,它整合并综合了所有子管理计划和基准,以及管理项目所需的其他信息。
究竟需要哪些项目管理计划组件,取决于具体项目的需求。

项目管理计划组件包括(但不限于):

子管理计划:

  • 范围管理计划。见 5.1.3.1 节。确立如何定义、制定、监督、控制和确认项目范围。
  • 需求管理计划。见 5.1.3.2 节。确定如何分析、记录和管理需求。
  • 进度管理计划。见 6.1.3.1 节。为编制、监督和控制项目进度建立准则并确定活动。
  • 成本管理计划。见 7.1.3.1 节。确定如何规划、安排和控制成本。
  • 质量管理计划。见 8.1.3.1 节。确定在项目中如何实施组织的质量政策、方法和标准。
  • 资源管理计划。见 9.1.3.1 节。指导如何对项目资源进行分类、分配、管理和释放。
  • 沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。确定项目信息将如何、何时、由谁来进行管理和传播。
  • 风险管理计划。见 11.1.3.1 节。确定如何安排与实施风险管理活动。
  • 采购管理计划。见 12.1.3.1 节。确定项目团队将如何从执行组织外部获取货物和服务。
  • 相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。确定如何根据相关方的需求、利益和影响让他们参与项目决策和执行。

基准:

  • 范围基准。见 5.4.3.1 节。经过批准的范围说明书、工作分解结构 (WBS) 和相应的 WBS 词典,用作比较依据。
  • 进度基准。见 6.5.3.1 节。经过批准的进度模型,用作与实际结果进行比较的依据。
  • 成本基准。见 7.3.3.1 节。经过批准的、按时间段分配的项目预算,用作与实际结果进行比较的依据。
  • 其他组件。大多数项目管理计划组件都来自于其他过程,虽然有些组件是在本过程生成的。

虽然在本过程生成的组件会因项目而异,但是通常包括(但不限于):

  • 变更管理计划。描述在整个项目期间如何正式审批和采纳变更请求。
  • 配置管理计划。描述如何记录和更新项目的特定信息,以及该记录和更新哪些信息,以保持产品、服务或成果的一致性和(或)有效性。
  • 绩效测量基准。经过整合的项目范围、进度和成本计划,用作项目执行的比较依据,以测量和管理项目绩效。
  • 项目生命周期。描述项目从开始到结束所经历的一系列阶段。
  • 开发方法。描述产品、服务或成果的开发方法,例如预测、迭代、敏捷或混合型模式。
  • 管理审查。确定项目经理和有关相关方审查项目进展的时间点,以考核绩效是否符合预期,或者确定是否有必要采取预防或纠正措施。

项目管理计划是用于管理项目的主要文件之一。
管理项目时还会使用其他项目文件。
这些其他文件不属于项目管理计划,但它们也是实现高效管理所必需的文件。