团队绩效评价

随着项目团队建设工作(如培训、团队建设和集中办公等)的开展,项目管理团队应该对项目团队的有效性进行正式或非正式的评价。
有效的团队建设策略和活动可以提高团队绩效,从而提高实现项目目标的可能性。

评价团队有效性的指标可包括:

  • 个人技能的改进,从而使成员更有效地完成工作任务;
  • 团队能力的改进,从而使团队成员更好地开展工作;
  • 团队成员离职率的降低;
  • 团队凝聚力的加强,从而使团队成员公开分享信息和经验,并互相帮助来提高项目绩效。

通过对团队整体绩效的评价,项目管理团队能够识别出所需的特殊培训、教练、辅导、协助或改变,以提高团队绩效。
项目管理团队也应该识别出合适或所需的资源,以执行和实现在绩效评价过程中提出的改进建议。

建设团队

建设团队是提高工作能力,促进团队成员互动,改善团队整体氛围,以提高项目绩效的过程。

本过程的主要作用是,改进团队协作、增强人际关系技能、激励员工、减少摩擦以及提升整体项目绩效。
本过程需要在整个项目期间开展。
项目经理应该能够定义、建立、维护、激励、领导和鼓舞项目团队,使团队高效运行,并实现项目目标。
团队协作是项目成功的关键因素,而建设高效的项目团队是项目经理的主要职责之一。

项目经理应创建一个能促进团队协作的环境,并通过给予挑战与机会、提供及时反馈与所需支持,以及认可与奖励优秀绩效,不断激励团队。
通过以下行为可以实现团队的高效运行:

  • 使用开放与有效的沟通;
  • 创造团队建设机遇;
  • 建立团队成员间的信任;
  • 以建设性方式管理冲突;
  • 鼓励合作型的问题解决方法;
  • 鼓励合作型的决策方法。

项目经理在全球化环境和富有文化多样性的项目中工作:团队成员经常来自不同的行业,讲不同的语言,有时甚至会在工作中使用一种特别的“团队语言”或文化规范,而不是使用他们的母语;

项目管理团队应该利用文化差异,在整个项目生命周期中致力于发展和维护项目团队,并促进在相互信任的氛围中充分协作;
通过建设项目团队,可以改进人际技巧、技术能力、团队环境及项目绩效。

在整个项目生命周期中,团队成员之间都要保持明确、及时、有效(包括效果和效率两个方面)的沟通。建设项目团队的目标包括(但不限于):

  • 提高团队成员的知识和技能,以提高他们完成项目可交付成果的能力,并降低成本、缩短工期和提高质量;
  • 提高团队成员之间的信任和认同感,以提高士气、减少冲突和增进团队协作;
  • 创建富有生气、凝聚力和协作性的团队文化,从而:
    (1)提高个人和团队生产率,振奋团队精神,促进团队合作;
    (2)促进团队成员之间的交叉培训和辅导,以分享知识和经验;
  • 提高团队参与决策的能力,使他们承担起对解决方案的责任,从而提高团队的生产效率,获得更有效和高效的成果。

有一种关于团队发展的模型叫塔克曼阶梯理论 [19,20],其中包括团队建设通常要经过的五个阶段。
尽管这些阶段通常按顺序进行,然而,团队停滞在某个阶段或退回到较早阶段的情况也并非罕见;
而如果团队成员曾经共事过,项目团队建设也可跳过某个阶段。

  • 形成阶段。在本阶段,团队成员相互认识,并了解项目情况及他们在项目中的正式角色与职责。在这一阶段,团队成员倾向于相互独立,不一定开诚布公。
  • 震荡阶段。在本阶段,团队开始从事项目工作、制定技术决策和讨论项目管理方法。如果团队成员不能用合作和开放的态度对待不同观点和意见,团队环境可能变得事与愿违。
  • 规范阶段。在规范阶段,团队成员开始协同工作,并调整各自的工作习惯和行为来支持团队,团队成员会学习相互信任。
  • 成熟阶段。进入这一阶段后,团队就像一个组织有序的单位那样工作,团队成员之间相互依靠,平稳高效地解决问题。
  • 解散阶段。在解散阶段,团队完成所有工作,团队成员离开项目。通常在项目可交付成果完成之后,或者,在结束项目或阶段过程中,释放人员,解散团队。

某个阶段持续时间的长短,取决于团队活力、团队规模和团队领导力。
项目经理应该对团队活力有较好的理解,以便有效地带领团队经历所有阶段。

集中办公

集中办公是指把许多或全部最活跃的项目团队成员安排在同一个物理地点工作,以增强团队工作能力。
集中办公既可以是临时的(如仅在项目特别重要的时期),也可以贯穿整个项目。
实施集中办公策略,可借助团队会议室、张贴进度计划的场所,以及其他能增进沟通和集体感的设施。