监控项目工作

控项目工作是跟踪、审查和报告整体项目进展,以实现项目管理计划中确定的绩效目标的过程。
本过程的主要作用是,让相关方了解项目的当前状态并认可为处理绩效问题而采取的行动,以及通过成本和进度预测,让相关方了解未来项目状态。
本过程需要在整个项目期间开展。
监督是贯穿于整个项目的项目管理活动之一,包括收集、测量和分析测量结果,以及预测趋势,以便推动过程改进。
持续的监督使项目管理团队能洞察项目的健康状况,并识别须特别关注的任何方面。
控制包括制定纠正或预防措施或重新规划,并跟踪行动计划的实施过程,以确保它们能有效解决问题。
监控项目工作过程关注:

  • 把项目的实际绩效与项目管理计划进行比较;
  • 定期评估项目绩效,决定是否需要采取纠正或预防措施,并推荐必要的措施;
  • 检查单个项目风险的状态;
  • 在整个项目期间,维护一个准确且及时更新的信息库,以反映项目产品及相关文件的情况;
  • 为状态报告、进展测量和预测提供信息;
  • 做出预测,以更新当前的成本与进度信息;
  • 监督已批准变更的实施情况;
  • 如果项目是项目集的一部分,还应向项目集管理层报告项目进展和状态;
  • 确保项目与商业需求保持一致。

制定项目管理计划

制定项目管理计划是定义、准备和协调项目计划的所有组成部分,并把它们整合为一份综合项目管理计划的过程。
本过程的主要作用是,生成一份综合文件,用于确定所有项目工作的基础及其执行方式,它仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。

项目管理计划确定项目的执行、监控和收尾方式,其内容会因项目所在的应用领域和复杂程度而异。

项目管理计划可以是概括或详细的,而每个组成部分的详细程度取决于具体项目的要求。

项目管理计划应足够强大,可以应对不断变化的项目环境。

这种敏捷性有利于随项目进展产出更准确的信息。

项目管理计划应基准化,即,至少应规定项目的范围、时间和成本方面的基准,以便据此考核项目执行情况和管理项目绩效。

在确定基准之前,可能要对项目管理计划进行多次更新,且这些更新无需遵循正式流程。

但是,一旦确定了基准,就只能通过实施整体变更控制过程进行更新。在这种情况下,如果需要进行变更,应提出变更请求以待决定。

这一过程将形成一份项目管理计划。在项目收尾之前,该计划需要通过不断更新来渐进明细,并且这些更新需要得到控制和批准。

对隶属于项目集或项目组合的项目,则应该制定与项目集或项目组合管理计划相一致的项目管理计划。

例如,项目集管理计划中要求超过某一特定成本的所有变更都需要上报变更控制委员会(CCB)审查,在项目管理计划中就应该对审查流程和成本临界值做出相应规定。

项目管理计划

项目管理计划是说明项目执行、监控和收尾方式的一份文件,它整合并综合了所有子管理计划和基准,以及管理项目所需的其他信息。
究竟需要哪些项目管理计划组件,取决于具体项目的需求。

项目管理计划组件包括(但不限于):

子管理计划:

  • 范围管理计划。见 5.1.3.1 节。确立如何定义、制定、监督、控制和确认项目范围。
  • 需求管理计划。见 5.1.3.2 节。确定如何分析、记录和管理需求。
  • 进度管理计划。见 6.1.3.1 节。为编制、监督和控制项目进度建立准则并确定活动。
  • 成本管理计划。见 7.1.3.1 节。确定如何规划、安排和控制成本。
  • 质量管理计划。见 8.1.3.1 节。确定在项目中如何实施组织的质量政策、方法和标准。
  • 资源管理计划。见 9.1.3.1 节。指导如何对项目资源进行分类、分配、管理和释放。
  • 沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。确定项目信息将如何、何时、由谁来进行管理和传播。
  • 风险管理计划。见 11.1.3.1 节。确定如何安排与实施风险管理活动。
  • 采购管理计划。见 12.1.3.1 节。确定项目团队将如何从执行组织外部获取货物和服务。
  • 相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。确定如何根据相关方的需求、利益和影响让他们参与项目决策和执行。

基准:

  • 范围基准。见 5.4.3.1 节。经过批准的范围说明书、工作分解结构 (WBS) 和相应的 WBS 词典,用作比较依据。
  • 进度基准。见 6.5.3.1 节。经过批准的进度模型,用作与实际结果进行比较的依据。
  • 成本基准。见 7.3.3.1 节。经过批准的、按时间段分配的项目预算,用作与实际结果进行比较的依据。
  • 其他组件。大多数项目管理计划组件都来自于其他过程,虽然有些组件是在本过程生成的。

虽然在本过程生成的组件会因项目而异,但是通常包括(但不限于):

  • 变更管理计划。描述在整个项目期间如何正式审批和采纳变更请求。
  • 配置管理计划。描述如何记录和更新项目的特定信息,以及该记录和更新哪些信息,以保持产品、服务或成果的一致性和(或)有效性。
  • 绩效测量基准。经过整合的项目范围、进度和成本计划,用作项目执行的比较依据,以测量和管理项目绩效。
  • 项目生命周期。描述项目从开始到结束所经历的一系列阶段。
  • 开发方法。描述产品、服务或成果的开发方法,例如预测、迭代、敏捷或混合型模式。
  • 管理审查。确定项目经理和有关相关方审查项目进展的时间点,以考核绩效是否符合预期,或者确定是否有必要采取预防或纠正措施。

项目管理计划是用于管理项目的主要文件之一。
管理项目时还会使用其他项目文件。
这些其他文件不属于项目管理计划,但它们也是实现高效管理所必需的文件。

管理沟通

管理沟通是确保项目信息及时且恰当地收集、生成、发布、存储、检索、管理、监督和最终处置的过程。

本过程的主要作用是,促成项目团队与相关方之间的有效信息流动。

本过程需要在整个项目期间开展。

管理沟通过程会涉及与开展有效沟通有关的所有方面,包括使用适当的技术、方法和技巧。

此外,它还应允许沟通活动具有灵活性,允许对方法和技术进行调整,以满足相关方及项目不断变化的需求。

本过程不局限于发布相关信息,它还设法确保信息以适当的格式正确生成和送达目标受众。

本过程也为相关方提供机会,允许他们请求更多信息、澄清和讨论。

有效的沟通管理需要借助相关技术并考虑相关事宜,包括(但不限于):

  • 发送方 - 接收方模型。运用反馈循环,为互动和参与提供机会,并清除妨碍有效沟通的障碍。

  • 媒介选择。为满足特定的项目需求而使用合理的沟通工件,例如,何时进行书面沟通或口头沟通、何时准备非正式备忘录或正式报告、何时使用推式或拉式沟通,以及该选择何种沟通技术。

  • 写作风格。合理使用主动或被动语态、句子结构,以及合理选择词汇。

  • 会议管理。见 10.2.2.6 节。准备议程,邀请重要参会者并确保他们出席;处理会议现场发生的冲突,或因对会议纪要和后续行动跟进不力而导致的冲突,或因不当人员与会而导致的冲突。

  • 演示。了解肢体语言和视觉辅助设计的作用。

  • 引导。见 4.1.2.3 节。达成共识、克服障碍(如小组缺乏活力),以及维持小组成员的兴趣和热情。

  • 积极倾听。见 10.2.2.6 节。积极倾听包括告知已收到、澄清与确认信息、理解,以及消除妨碍理解的障碍。

监督沟通

监督沟通是确保满足项目及其相关方的信息需求的过程。

本过程的主要作用是,按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。

本过程需要在整个项目期间开展。

通过监督沟通过程,来确定规划的沟通工件和沟通活动是否如预期提高或保持了相关方对项目可交付成果与预计结果的支持力度。

项目沟通的影响和结果应该接受认真的评估和监督,以确保在正确的时间,通过正确的渠道,将正确的内容(发送方和接收方对其理解一致)传递给正确的受众。

监督沟通可能需要采取各种方法,例如,

  • 开展客户满意度调查、

  • 整理经验教训、

  • 开展团队观察、

  • 审查问题日志中的数据,

  • 或评估相关方参与度评估矩阵(见 13.2.2.5 节)中的变更。

监督沟通过程可能触发规划沟通管理和(或)管理沟通过程的迭代,以便修改沟通计划并开展额外的沟通活动,来提升沟通的效果。

这种迭代体现了项目沟通管理各过程的持续性质。

问题、关键绩效指标、风险或冲突,都可能立即触发重新开展这些过程。

沟通管理计划

沟通管理计划是项目管理计划的组成部分,描述将如何规划,结构化、执行与监督项目沟通,以提高沟通的有效性。
该计划包括如下信息:

  • 相关方的沟通需求;
  • 需沟通的信息,包括语言、形式、内容和详细程度;
  • 上报步骤;
  • 发布信息的原因;
  • 发布所需信息、确认已收到,或作出回应(若适用)的时限和频率;
  • 负责沟通相关信息的人员;
  • 负责授权保密信息发布的人员;
  • 接收信息的人员或群体,包括他们的需要、需求和期望;
  • 用于传递信息的方法或技术,如备忘录、电子邮件、新闻稿,或社交媒体;
  • 为沟通活动分配的资源,包括时间和预算;
  • 随着项目进展,如项目不同阶段相关方社区的变化,而更新与优化沟通管理计划的方法;
  • 通用术语表;
  • 项目信息流向图、工作流程(可能包含审批程序)、报告清单和会议计划等;
  • 来自法律法规、技术、组织政策等的制约因素。

沟通管理计划中还包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件等的指南和模板。
如果项目要使用项目网站和项目管理软件,那就要把它们写进沟通管理计划。

规划沟通管理

规划沟通管理是基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产,以及具体项目的需求,为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。

本过程的主要作用是,为及时向相关方提供相关信息,引导相关方有效参与项目,而编制书面沟通计划。

本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。

需在项目生命周期的早期,针对项目相关方多样性的信息需求,制定有效的沟通管理计划。

应该定期审核沟通管理计划,并进行必要的修改,例如在相关方社区发生变化或每个新项目阶段开始时。

在大多数项目中,都需要很早就开展沟通规划工作,例如在识别相关方及制定项目管理计划期间。

虽然所有项目都需要进行信息沟通,但是各项目的信息需求和信息发布方式可能差别很大。

此外,在本过程中,需要考虑并合理记录用来存储、检索和最终处置项目信息的方法。

应该在整个项目期间,定期审查规划沟通管理过程的成果并做必要修改,以确保其持续适用。

相关方登记册

相关方登记册是识别相关方过程的主要输出。它记录关于已识别相关方的信息,包括(但不限于):

  • 身份信息。姓名、组织职位、地点、联系方式,以及在项目中扮演的角色。
  • 评估信息。主要需求、期望、影响项目成果的潜力,以及相关方最能影响或冲击的项目生命周期阶段。
  • 相关方分类。用内部或外部,作用、影响、权力或利益,上级、下级、外围或横向,或者项目经理选择的其他分类模型,进行分类的结果。

识别相关方

识别相关方是定期识别项目相关方,分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。
本过程的主要作用是,使项目团队能够建立对每个相关方或相关方群体的适度关注。
本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。
本过程通常在编制和批准项目章程之前或同时首次开展。

本过程需在必要时重复开展,至少应在每个阶段开始时,以及项目或组织出现重大变化时重复开展。 每次重复开展本过程,都应通过查阅项目管理计划组件及项目文件,来识别有关的项目相关方。

基本规则

根据团队章程中定义的基本规则,来明确项目团队成员和其他相关方应该采取什么行为去引导相关方参与。